Obchodní korespondence: Jak napsat úřední dopis a formální e-mail

Některé životní situace s sebou mohou přinést novinky jako například sepsání obchodnítho dopisu. Dnes se píše častěji formální e-mail, ale pravidla, jak napsat dopis jsou podobná. Úřední dopis je například motivační dopis na vysokou školu nebo žádost o práci spolu s motivačním dopisem. Na internetu je k nalezení spousta výsledků pod heslem ,,formální dopis vzor“, přesto je dobré mít alespoň základy, jak by měl vypadat formální dopis a obecně vědět, jak napsat dopis.

Co patří do obchodní korespondence?

Obchodní korespondence může mít oznamovací charakter, poptávací, upomínací nebo potvrzovací. Patří sem například obchodní korespondence od ředitelství obchodních center o otevírací době v období státních svátků jednotlivým prodejnám. Otevírací doba je u některých významných dnů volná. Formální dopis, jako obchodní komunikace, může být zaslán také jako poděkování za provedení určité práce nebo ke zvláštním příležitostem (životní jubileum či povýšení některého pracovníka). Jak napsat dopis správně a vhodně není nic složitého, stačí dodržet určitá pravidla.

V každém případě bychom měli vědět, co si můžeme a nemůžeme dovolit. Vědět, jak začít konverzaci, není vše. Měli bychom znát svůj protějšek a na komunikace se dopředu připravit. O to více, pokud se jedná o důležitou schůzku. Umění není jen v tom, jak začít konverzaci, ale také to, kam ji chceme směřovat a jak ji správně ukončit a udělat dobrý dojem.

Obchodní dopis může být například poptávka, nabídka, faktura, reklamace či upomínka. Další dělení obchodní korespondence je podle způsobu vyhotovení. Zde najdeme běžné obchodní dopisy a formuláře, tedy částečně předtištěné tiskopisy.

Posledním typem komunikace je úřední dopis. Název napovídá, že je adresován úřadům. V dalších případech se může jednat o žádost, petici, stížnost nebo pochvalu a také o motivační dopis při žádosti o práci. Formální dopis nebo formální e-mail, adresovaný úřadům, by rozhodně měl být napsaný správným způsobem, bez gramatických chyb a se všemi potřebnými náležitostmi. Někdy může jako inspirace pomoci formální e-mail vzor.

Jak napsat dopis správným způsobem

Jak napsat dopis úřadům či autoritám není žádná věda, když pisatel ví, čeho se držet a čeho se naopak vyvarovat. Při hledání hesla ,,formální e-mail vzor“ na internetu se sice ukáže několik výsledků, je důležité nezapomenout na selský rozum. Vzory se často mění, některé jsou zastaralé a přesné opisování z nich může mít za následek neúspěch.

Formální dopis vzor v obecné rovině by měl být v první řadě zdvořilý, měl by být sepsaný gramaticky správně. Naopak je více než vhodné vyvarovat se hovorovým nespisovným výrazům a vulgaritám. Formální dopis by měl mít i estetickou formu, jednoduše by měl nějak vypadat. Není proto dobré sepisovat ho jako celek, bez rozdělení do odstavců, bez zarovnání textu (nejlépe vlevo) apod.

Tip: Pokud po odeslání formálního dopisu zvoní telefon a displej ukazuje neznámé číslo a nevíme, co je to za číslo, nemusíme ho hned zvedat. Můžeme mít podezření, že se jedná o podvodný telefonát nebo o marketingovou nabídku. Najít neznámé číslo a zjistit, co je to za číslo, je možné pomocí webových stránek a mobilních aplikací, které obsahují databáze čísel.

Úřední dopis a jeho náležitosti

Úřední dopis a obchodní dopis musí obsahovat oslovení. Oslovení v dopise se používá i v případě, když neznáme osobu, která tento dopis obdrží. Stále nejčastěji používané oslovení v dopisech je ,,Vážení“. Když pisatel zná příjemce, může použít například oslovení ,,Vážená paní starostko“ nebo ,,Vážený pane Nováku“. Jméno adresáta je někdy snadné vyhledat na internetu a použít ho do oslovení v dopise. Působí to více osobně a dá se skvěle využít u motivačního dopisu.

Motivační dopis na vysokou školu si žádá speciální oslovení v dopise. Při oslovení vysokoškolských učitelů nesprávným titulem může dojít nejen k trapasu, ale dokonce k odmítnutí. Někteří učitelé na vysokých školách se mohou kvůli nesprávnému oslovení urazit a motivační dopis ani nedočtou do konce. Oslovení ,,Vážený pane profesore“ by bylo vhodné spíše na střední školu. Na vysoké škole toto oslovení využívá jen málokdo. Pravidlo je oslovit danou osobu jedním nejvyšším titulem nebo hodností (například MBA titulem). Ještě lepší je ověřit si titul nebo hodnost konkrétní osoby. Správným oslovením se mimo jiné vyjadřuje úcta k učiteli na vysoké škole či univerzitě.

Co by měl obsahovat formální dopis

Úřední dopis, formální e-mail nebo obchodní dopis – všechny by měly obsahovat nezbytné části, do kterých patří:

Je nějaká univerzální rada, jak se píše formální dopis a e-mail? Ano, je. A není jedna. Důležité je použít všechny náležitosti formálního dopisu, které jsou sepsané výše. Pokud si pisatel neví rady s tím, jestli napsat ,,i“ nebo ,,y“ nebo pokud se mu v textu opakuje 3× za sebou stejné slovo, může použít třeba internetovou jazykovou příručku nebo webové stránky nechybujte.cz, kde najde vhodná synonyma a mnoho dalších tipů. Podstatné je i rozlišovat spojovník od pomlčky, písmeno x od znaménka × (krát) apod.